Comment créer des approved emails efficaces ?

Dans le contexte de Covid-19 que nous connaissons, les délégués médicaux ont été contraints depuis plusieurs mois de télé travailler. Pour ceux ayant eu la possibilité de retourner sur le terrain, les professionnels de santé restent toujours difficilement accessibles, l’hôpital restant une zone à risque. Dans cette situation, comment maintenir le lien avec les professionnels et ce, avec intérêt et attractivité ?

Qu’est-ce qu’un approved Email ?

Une partie de la solution réside dans l’utilisation d’approved emails. Ce format d’emails est envoyé par les délégués aux professionnels de santé. L’approved email se distingue d’un mail classique envoyé depuis une messagerie par trois points majeurs :

1. Le contenu scientifique est préalablement co-construit, rédigé et validé en interne par les équipes marketing, médicale et réglementaire.
2. L’aspect visuel est quant à lui travaillé pour attirer la curiosité du lecteur et faciliter la lecture du texte en mettant en exergue les points clés
3. Enfin, dans le corps du texte, certains espaces permettent la personnalisation du message. Autrement dit, le délégué a la possibilité d’adapter la manière dont il s’adresse à son interlocuteur, ici le professionnel de santé, en fonction de la relation qu’il entretient avec ce dernier.

Les approved emails font, habituellement, partie d’un CRM global.
Pour simple rappel, le CRM (Customer Relationship Management) ou gestion de la relation client est une plateforme logicielle qui permet à l’entreprise de gérer de manière fluide et opérationnelle la connaissance, les relations et les interactions avec ses clients ou ses prospects.
Les « clients » étant ici les professionnels de santé. Le terme de CRM est utilisé à la fois pour désigner :

• La stratégie : méthode d’action choisie par l’entreprise pour gérer les relations clients et clients potentiels.
• La technologie : outils technologiques utilisés par l’entreprise pour suivre et analyser les relations entre l’entreprise et ses clients.
• Le processus : systèmes adoptés par l’entreprise, toujours dans ce même objectif de développer et gérer ses relations. 1

Approved email, une valeur ajoutée.

Les approved email ont une réelle valeur ajoutée au sein d’un plan marketing. En effet, le message délivré au professionnel de santé propose à la fois un contenu scientifique impactant et validé et un format personnalisé qui incite le destinataire à ouvrir le mail.

Nous savons aujourd’hui que les professionnels de santé voient leurs boites mails professionnelles déborder et se sentent sur-sollicités par les laboratoires. Leur réaction est, généralement, l’inverse de celle espérée. Ces derniers avouent eux-mêmes placer certains mails en provenance de laboratoires directement dans la corbeille de leur boite mail sans même les avoir ouverts.
Pourtant, lorsque nous prenons le temps de les écouter, les professionnels de santé sont demandeurs de contenus scientifiques rapidement lisibles et assimilables.

En tant que laboratoire, comment faire dans cette situation pour se démarquer et assurer un bon taux d’ouverture et de lecture du message ?
Nous savons qu’un email envoyé à un médecin par un délégué médical, a une chance plus élevée d’être ouvert qu’un message provenant du siège. Dans l’esprit des médecins, le délégué médical apporte une information scientifique alors que le siège enverrait, selon eux, des informations promotionnelles.

Ce constat, montre l’importance de l’intégration des délégués au sein d’une stratégie marketing. La valeur ajoutée du délégué médical se situe dans l’individualisation du message. A l’opposé d’être une messagerie pour transfert de mails ; par le biais de ses visites, le délégué médical connait personnellement les professionnels de santé avec lesquels il interagit et sait adapter son message.

L’approved email se présente dès lors comme un outil utile pour disséminer un message scientifique aux professionnels de santé en offrant au délégué médical la possibilité de choisir des options de texte pour s’adapter à la personne à laquelle il s’adresse. Il pourra ainsi opter

pour le vouvoiement ou le tutoiement, différentes formules de politesse ou des phrases d’introduction personnalisées. Ce type de message permet également des rebonds par rapport à des visites récentes ou à l’actualité par exemple.

Comment construire un Approved email efficace ?

Développer ce type de contenus nécessite un modèle de construction et une réelle stratégie de contenu entre les différentes fonctions supports afin de faciliter et accélérer la production en interne.

Chez Techtomed, nous avons l’expérience d’organiser, ce que nous appelons, des comités éditoriaux afin de réunir les équipes marketing, médicales, réglementaires et tous les acteurs qui s’avèrent essentiels au projet. Chaque participant peut ainsi exposer ses attentes et préciser ses contraintes. Une fois les parties prenantes alignées, la création des contenus est alors plus rapide, plus efficace et garantit des résultats de meilleure qualité.

Lorsque le contenu est rédigé, il est intégré dans les systèmes de validation réglementaire internes assurant ainsi la qualité et la justesse des contenus scientifiques.

Voici quelques éléments clés à prendre en compte au moment de la création d’un approved email :

Approved email sans CRM

Si les approved email s’inscrivent généralement dans une démarche globale de CRM comme nous l’avons évoqué précédemment ; les laboratoires ne possédant pas de plateforme CRM, peuvent néanmoins opérer ce type d’actions avec les outils bureautiques usuels ; notamment avec la suite Microsoft Office (Excel, Word…)
TechToMed a mis au point une méthode de référence pour opérer des approved emails simplement et par les délégués.

Pour opérer au mieux votre stratégie d’approved email, n’hésitez pas à nous solliciter pour vous accompagner.
Pour plus d’informations, contactez-nous via cette adresse mail : contact@techtomed.com

Bibliographie :
1. Qu’est ce qu’un CRM ? Salesforce.com. Accessed August 20, 2020. https://www.salesforce.com/fr/learning-centre/crm/what-is-crm/